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不動産賃貸契約管理システムの販売を開始しました

2019/07/02

不動産会社の契約情報共有に効果的なソリューションを提供

株式会社ＲＥＳＵＳ（大阪市、代表取締役：山田雅人）は、賃貸仲介を扱う宅地建物取引業者に向けた顧客管理支援システム、ＲＥＳＵＳシステム（以下「本システム」と呼びます。）の提供を開始いたしますのでお知らせいたします。本システムは近年の採用難・人手不足に悩む不動産会社へ、『従業員の負担軽減』を目的として開発した当社独自のクラウド型ＩＴツールです。

機能1⃣取引台帳類の管理

宅建業者は取引の都度、取引台帳の作成が義務付けられています（宅地建物取引業法第49条他）。一定の記載事項が定められているほか、保存期間が義務づけられており、宅建業法は決算後5年ですが、犯罪収益移転防止法を考慮すると7年間は保存義務があります。建物情報や取引年月日など法定記載事項のほか、事業所毎に独自で定めた指定様式での保管が可能です。

機能2⃣PDF書類のデータ管理

不動産取引では契約書だけでなく、重要事項説明書、覚書、入居申込書のほか反社会的勢力排除に関する覚書など、大量の書類が発生し、保存するためにセキュリティレベルの高い保管場所や管理者の選任が必要ですが、それらを電子ファイルにしてクラウド上で保存することで、探す時間のロス、保管スペースのコストを大幅に削減できます。もちろん、PDFやExcel、Word形式の異なるファイルも一括でアップロードできます。

機能3⃣取引プロセスの管理

法定上義務のあるものだけでなく、取引にはそれぞれ固有のプロセスやトラブルが発生します。それらも記録を行うことで、将来の取引に役立てたり、教育に活用したり、また注意喚起を行うことができます。

機能4⃣指定データ（Excel様式）出力機能

個人情報提供承諾書や入居時チェックシート、契約金請求書など、顧客へ提示する書類についてもシステムから出力することで、都度作成する手間が削減できます。

機能5⃣進捗更新アラート

取引の進捗ステータスが更新されたり、指定した一定の作業が完了した場合に指定先へメール配信することができます。契約手続きの進捗状態を管理者が常に確認することができ、手続きが滞っている場合には指導や社内で協力して推進することで、顧客サービスが向上します。場所を問わないクラウド利用による業務プロセスの情報共有、円滑なリレーによって従業員の負担を軽減し、不動産会社の働き方改革を支援します。

機能6⃣自動マスターデータ化

物件ごとに固定される水道・ガスや電気などライフラインの使用連絡先のほか、変動の少ない管理会社、貸主情報などは『一度登録すると自動でマスター化』されるため、何度も取引している物件や自社物件の取引の際に入力を何度も行うような手間がかかりません。

取引プロセスは資産

多くの不動産会社では営業担当者が単独で、かつ決まった事務所内においてすべての業務を完結することが慣習となっており、地域固有の物件情報、各物件の特性や家主情報などはすべて営業の頭の中にだけ蓄積されており、異動や離職によって知的財産が失われると、再構築のための長期間の教育が必要です。また、法人顧客（転勤者住宅）の借上げ社宅は契約手続きの確認や稟議申請に多くの作業が必要となり、一定のキャリアを積んだ営業担当であっても相当な時間を費やさなければ締結に至りません。

本システム導入により契約進捗状況、契約の細かな情報、トラブルの履歴や確認事項が店舗をまたいだ全社の共有情報となり、契約締結まで安全に、また属人化しているため休暇等で職場を離れる場合でも常に緊張を強いられていた営業担当者を業務から解放することが出来ます。休んでも、異動になっても、辞めても契約だけは誰かが完全に進めなければなりません。

顧客対応チームの編成を推進し、例えばパートタイム従業員や在宅勤務社員（テレワーク）に簡易業務を任せることで長時間労働が常態化している営業担当者の負担を軽減したり、フルタイム従業員の出産、育児や介護によって長時間働けなくなった場合の受け皿としてジョブ転換することによって優秀な社員の離職予防にも効果が期待できます。

不動産業界の問題点をRPA・BPOで解決

個人にすべての業務を任せている業界は独特で、他業種から見れば特異な不動産業界。普通の業界同様に分業化、外注（アウトソーシング）やテクノロジーの活用によって宅建業者も少しづつ変革しなければ女性就業者の活躍どころか生き残ることすらできません。人材不足は顕著に経営を苦しめ、いつまでも長時間労働で働き方改革の進まない事業主は淘汰されます。

事業主単位での働き方改革を推進し、またすべての契約情報を蓄積することで『スーパー営業マンに頼る組織』からの脱却を図ります。不動産業界のＲＰＡ（ロボティック・プロセス・オートメーション）やＢＰＯ（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の段階的移行を目的としたＩＴツールです。

本システムは現在賃貸契約をデータ化する仕様となっておりますが、不動産売買業者の他、社宅関連業務代行会社やネットワーク送客手配業者、シェアードサービスなど区分問わずすべての不動産事業者の取引プロセスにも転用可能な設計にて開発を行っております。社内業務のRPA・BPOによって働き方改革を推進したい事業主さまからご要望いただければ1か月～3か月程度で初期開発が可能です。